2024/12/31
出願書類を郵送するには？初心者向け完全ガイド【わかりやすく解説】
「出願書類を郵送したいけど送り方がわからない」
「出願封筒のサイズや書き方など、細かいところまで誰か教えてくれないかな？」
このような悩みを抱いている方もいらっしゃるでしょう。
人生の中でも大きなイベントの一つでもある出願の場面で、失敗するわけにはいきませんよね。
そこでこの記事では、出願書類の郵送方法について詳しく解説します。記事内で紹介している方法で出願すれば、期日までにスムーズに願書を提出可能です。
出願で失敗したくない方は、記事を参考にしてみてください。
Contents
願書を入れる封筒の選び方・書き方
まずはじめに、願書を入れる封筒の選び方と書き方について解説していきます。
出願用封筒の選び方
出願用封筒の選び方は次の2点に注意しましょう。
- ・出願用封筒の色
- ・出願用封筒の大きさ
出願用封筒の色
出願用封筒は、白無地の封筒を使用することをおすすめします。
白い封筒は、フォーマルな場面で使われる封筒です。
ビジネスで使用することはもちろん、重要な文書を送る際には最適といえます。
ただし、必ず白い封筒を使わなければならないというルールがあるわけではないため、茶色い封筒を使用しても問題はありません。
学校によっては封筒が指定されている場合もあります。その場合は指定されている封筒を使用してください。
出願用封筒の大きさ
封筒の大きさは、願書を折らずに入れられる大きさを選びましょう。 出願書類は基本的にA4サイズであることが主流なため、角形2号（角2）か角形A4号（角A4）の封筒を選んでください。
出願用封筒の書き方
出願用封筒の書き方は、下記の手順で行いましょう。
- 1.丁寧に送付先を記入
- 2.「行き」を二重線で消し「御中」と書く
- 3. 分かりやすく「願書在中」と朱書きする
- 4.最後に封をして「〆」と書く
それでは、順番に解説していきます。
丁寧に送付先を記入する
指定の出願用封筒がある場合は、封筒の裏面に自分の住所と氏名を記入するだけで構いません。そうでない場合は、下記の手順にしたがって準備をしましょう。 封筒の表面には下記の3つを記入します。
- ・郵便番号
- ・住所
- ・宛名
郵便番号のみ算用数字で記入し、丁目や番地は漢数字で記入します。
建物名や部署名を記入する場合は、省略せずに正式名称で記入しましょう。
記入する際はサインペンを使用することをおすすめします。願書用封筒は、サイズが大きいため細いボールペンだと宛名が読みにくくなってしまうため注意してください。
「行き」を二重線で消し「御中」と書く
指定の出願用封筒を使用する場合、宛名の部分に「◯◯◯行き」と書かれている場合があります。
その場合は、「行き」の部分を二重線で消して、左側に「御中」と書いてください。
分かりやすく「願書在中」と朱書きする
封筒の左下に「願書在中」か「入学願書在中」と朱書きで記載することで、受け取った相手に出願書類が入っていることを分かりやすくしましょう。
朱書きをする際は、サインペンではなくボールペンを使用します。左下に記載した「願書在中」か「入学願書在中」の文字を四角で囲むことができたら朱書きは完了です。
※文字を囲んでいないものは「朱書き」とは言わないため注意が必要です。
最後に封をして「〆」と書く
封筒の記入が終わったら、最後に必要書類が入っているか確認後「〆」と記入します。
「〆」は必ず記載しなければならないというルールはありませんが、「この封筒は誰にも開封されていません」ということを照明できるため書いておくことをおすすめします。
返信用封筒の書き方
次に、返信用封筒の書き方について説明します。
- 1.封筒は角形2号サイズを選ぶ
- 2.「様」ではなく「宛」と書く
- 3.切手を貼る
封筒は角形２号サイズを選ぶ
指定がない場合は、角形2号サイズを選ぶことをおすすめします。学校指定のサイズがある場合は、そちらを使用してください。
「様」ではなく「宛」と書く
返信用封筒に自分の住所や氏名を記入したら、名前の後に「宛」と記入しましょう。
指定の返信用封筒で「様」と印字されている場合は、二重線で消して「宛」と左側に書きます。
切手を貼る
返信用封筒に貼る切手は、指定されていることが多いため出願要項をしっかり確認しましょう。
指定がない場合は、定型郵便物と定形外郵便物では料金がことなるため注意が必要です。
郵送で出願する際に気をつけること
郵送で出願する際に気をつけるべきことは下記の4点です。
- 1.出願スケジュールを把握する
- 2消印有効か必着かを確認する
- 3.必要書類や記載ミスがないか最終確認をする
- 4.記載ミスがあった場合の対処法 それぞれ解説していきます。
出願スケジュールを把握する
出願までのスケジュールは、下記の通りです。
- 1.出願期間・出願方法を確認する・・・1日
- 2.募集要項や出願書類を請求する・・・郵送の場合は1週間程度
- 3.出願に必要な書類を準備する・・・2〜3日
- 4.出願書類に必要事項を記入する・・・1日
- 5.出願書類の最終確認をする・・・1日※③からは最低1日は空けること
- 6.郵便局から郵送する・・・1日
- 7.郵便局から目的地に届く・・・普通郵便の場合：2〜3日 速達の場合：翌日
余裕をもって出願するためには、最低でも2週間以上前から準備を始める必要があります。
特に重要になってくるのが出願期間・出願方法を確認することです。どんなに出願書類を丁寧に準備しても、出願期間が過ぎてしまうと受験することができません。
そのため、「締切日」をはじめに確認し、出願期日に間に合うように手帳やカレンダーに出願までのスケジュールを記入しておきましょう。
最近はWeb出願できる場合もありますが、郵送で出願する場合には郵送にかかる時間を予め知っておく必要があります。 日本郵便Webサイトには、郵便番号を入力するだけでお届け日数を調べることができるサービスがあるため、ぜひ活用してみましょう。
消印有効か必着かを確認する
出願スケジュールを確認したら、次は消印有効か必着なのかを知る必要があります。
消印有効
郵便物が届いていなくても「締切日」までの消印が押されていれば出願できます。
必着
指定された期日までに、郵便物が届いている必要があります。
指定された期日までに、郵便物が届いていなければいけない「必着」の場合は、余裕をもって郵送しましょう。
普通郵便を出した場合、日本国内(離島等を除く)であれば一般的には2日〜3日で届きます。しかし、気象条件や交通状況の影響によっては配達が遅延することもあるため注意が必要です。
また、郵便局の窓口ではなく郵便ポストに投函した場合、「消印」がその日の内に押されない可能性があります。 郵便ポストには回収時刻が設定されており、その回収時刻を過ぎた郵便ポストに投函しても回収されるのは翌日になるためです。
締め切り間際で心配な場合は、近くの郵便局窓口まで持っていきましょう。
必要書類や記載ミスがないか最終確認をする
必要書類の準備が完了したら、記載ミスがないか必ず最終確認をしましょう。 最終確認は必要書類に記入した翌日以降に行ってください。
心配な人はダブルチェック（家族と一緒に確認してもらう）を行うことで、より正確に確認することができるためおすすめです。
記載ミスがあった場合の対処法
記載ミスがあった場合、出願の締切り日までに余裕があれば新しい書類を取り寄せて記入しましょう。 新しい書類を取り寄せる時間がない場合は、間違った箇所に二重線を引き訂正印を押します。その後、正しい文字を記入しましょう。
二重線は必ず定規を使って丁寧に引いてください。 正式な書類のため、修正液や修正テープを使用するのは控えましょう。
願書の送り方【郵送方法】
書類の準備が完了したら、実際に学校へ郵送しましょう。
「簡易書留」を利用すること
願書は普通郵便ではなく必ず「簡易書留」を利用しましょう。
簡易書留で送るメリットとして下記の5つがあげられます。
- ・追跡記録を確認することができる
- ・当日中の再配達が可能
- ・休日でも配達される
- ・上限5万円までの賠償額が設定されている
- ・一般書留に比べて料金が安い
出願書類のように、高額ではないが確実に相手に届ける必要があるものに関しては、簡易書留を利用することで確実に相手に届けることができます。
「簡易書留」の郵送方法と料金
郵送するためには、郵便局に備え付けてある「書留・特定記録郵便物等差出票」に必要事項を記入し、窓口にもっていくだけです。 必要事項には以下が挙げられます。
- ・ご依頼主の名前・住所
- ・お届け先のお名前
- ・摘要
簡易書留の料金は、配送料+350円です。定形郵便物(長形３型)の場合は110円+350円、定形外郵便物(角形2号サイズなどの大きめの封筒)の場合は140円+350円です。
期日に間に合わない場合は「速達」も利用する
書類は完成したものの、提出期限ギリギリで時間がない場合、速達を利用しましょう。 通常、普通郵便では郵送に2〜3日かかるところを、速達の場合は翌日には届くため1日でも早く届けたい方にはおすすめです。
「速達」の郵送方法と料金
速達の郵送方法は下記の2種類があります。
- ・郵便局に持ち込む方法
- ・自分でポストに投函する方法
郵便局に持ち込む場合は、窓口で「速達でお願いします」と伝えるだけで手続きは完了です。 自分でポストに投函する場合は、下記のように注意点がいくつかあります。
- ・速達とわかるように封筒に赤い印をつける
- ・速達料金が不足しないように料金を計算して切手を貼る
- ・ポストの投函するタイミングを考える
今回のように出願書類をギリギリで提出する場合は、郵便局窓口に持ち込むことがおすすめです。
速達の料金は重さによって異なり、250gまでは基本料金に+300円、1kgまでは基本料金に+400円、4kgまでは基本料金に+690円とされています。出願書類であれば、250g以下に収まることが多いでしょう。
こんな時どうする？Q＆A
郵便局には本人が行く必要があるのか？
本人が行く必要はありません。他の人に依頼することも可能です。
出願の書類はどうやって送るのが正しい？直接持参は可能か？
要項に記載がない限り、直接持参するのは控えましょう。学校によっては「郵送で簡易書留に限る」などと指定されている場合もあります。
雨が心配なので、クリアファイルやクリップを使用してもいいのか？
クリアファイルやクリップは不要です。書類を仕分ける際に、付属品があることで作業に手間が生じてしまいます。学校側の負担を減らすためにも必要ありません。
普通郵便で送ってしまった場合は？
締切り日までに届くのであれば大きな問題はないでしょう。
期日までに間に合わない場合は？
間に合いそうにない場合、必ず電話で問い合わせ相談をしましょう。自分の勝手な判断で持ち込んだり、間に合うかわからないが速達で送ったりしないよう注意してください。
出願書類はどの郵便で送る？
要項に記載に従います。指定がない場合は、簡易書留で郵送しましょう。
出願書類の郵送は何日前に済ませる？
最低でも1週間前には出願書類を郵送しましょう。
最近はWEB出願サービスも人気
近年では、WEB出願サービスを導入する教育機関も増えています。
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